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Erstattung dienstlicher Auslagen


In begründeten Ausnahmefällen (wird z.B. Vorauskasse verlangt oder ist eine Bezahlung auf Rechnung nicht möglich) können Sie nach vorheriger Absprache mit der Haushaltsabteilung den Kauf privat abwickeln (z.B. über Ihre private Kreditkarte oder Ihr Privatkonto) und sich nach ordnungsgemäßem Erhalt von Ware und Rechnung die Kosten erstatten lassen. Die Regeln des Vergabe- und Haushaltsrechts sind hier ebenfalls einzuhalten.

Bei einer solchen Abweichung vom Prinzip der zentralen Beschaffung tragen Sie jedoch alle Risiken des Kaufes privat. Das gilt auch für eventuelle finanzielle Einbußen bei fehlerhaften Rechnungen (Nettoerstattung bei Auslandsrechnungen) oder Falsch-/Nichtlieferungen. Hier gilt die zentrale Beschaffung auch als Schutz für die Mitarbeiter. 

Bitte beachten Sie bei Bestellungen im Ausland unbedingt auch die Hinweise zu Auslandszahlungen. Beschafft ein Mitarbeiter für die Universität im Ausland, ist, auch bei einem Privatkauf (Einkauf nicht im Namen der Universität) des Mitarbeiters, die Universität mit der Erstattung steuerpflichtig. Das heißt, dem Mitarbeiter kann eine eventuell gezahlte Steuer nicht erstattet werden.

Zur Erstattung legen Sie dem zuständigen Referat das ausgefüllte Formular "Antrag auf Barerstattung", abrufbar unter www.zv.uni-augsburg.de/de/formulare/, die Originalrechnung sowie einen Kontoauszug bzw. eine Quittung bei Barzahlung vor.

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